A escritura pública é um ato que só pode ser praticado por um tabelião de notas, que é um agente delegado do serviço público (exerce um serviço público em caráter privado). É documento dotado de fé pública e que faz prova plena. Desta maneira, traz muita segurança jurídica aos negócios realizados pelas partes. O tabelião sempre irá avaliar a possibilidade ou não do negócio, analisando a documentação, observando os impedimentos ou os riscos a ambas as partes. Ele, o tabelião, é um operador do direito e é parte imparcial na negociação.
Muitos atos são praticados por este meio: emancipações (para menores púberes - entre 16 e 18 anos); escrituras de dependência econômica, pactos antenupciais; escrituras de convivência (União Estável), quaisquer declarações, etc. A escritura pública é indispensável em alguns casos previstos na lei, como p.ex. nas transações imobiliárias (considerando eventuais exceções previstas em lei). Vejam a seguir quais os requisitos necessários e os documentos exigidos para a lavratura de escrituras em geral:
- Cédula de identidade (RG, CNH nova com foto, dentro do prazo de validade, carteiras emitidas pelos órgãos profissionais criados por lei federal - 6.206/75, e passaporte em caso de estrangeiros não residentes no país);
- Qualificação das partes, se pessoa física: nacionalidade, profissão, estado civil (se casados, apresentação da certidão de casamento e escritura de pacto antenupcial registrada, se houver, se viúvo(a) apresentar, além da certidão de casamento, a de óbito do cônjuge falecido);
- Qualificação das partes se pessoa jurídica: apresentação do contrato social registrado e eventuais alterações, além da qualificação do representante;
- Nas escrituras de transações imobiliárias (compra e venda, doação, etc.) é indispensável a apresentação da certidão imobiliária (matrícula), expedida pelo Oficial de Registro de Imóveis competente (do lugar do imóvel transacionado). Esta certidão tem validade de 30 (trinta) dias. Também é necessária uma cópia do Imposto Territorial Urbano - IPTU ou certidão de valor venal do exercício da lavratura da escritura. Se for imóvel rural, apresentar o ITR (Imposto Territorial Rural) com o comprovante de pagamento dos últimos cinco anos, CCIR dos últimos 4 (quatro) anos, e ainda, se for a título de compra e venda, apresentar certidão de valor venal expedida pela Municipalidade de São Carlos-SP (quando o imóvel estiver localizado em São Carlos-SP).
- Para assegurar ainda mais os negócios, orientamos aos compradores a sempre exigirem as certidões pessoais dos vendedores (certidões de protesto, dos distribuidores cíveis, estaduais e federais, bem como da Justiça do Trabalho e outras mais convenientes e asseguradoras de uma boa transação). Desta maneira evita-se uma possível ineficácia da transação.
- Quando os vendedores forem pessoas jurídicas é necessário requerer a certidão negativa de débitos do INSS e da Receita Federal (atualmente, certidão específica e conjunta, obtidas junto a Secretaria da Receita Federal do Brasil, por meio eletrônico, via “internet”).
- Para o cálculo do ITBI (Imposto de Transmissão de Bens Imóveis, recolhido à Municipalidade) ou do ITCMD (Imposto “Causa Mortis” ou Doações, recolhido ao Estado) leva-se em conta o valor venal do imóvel ou o valor da transação, o que for superior. Há alíquotas diferenciadas para ITBI, dependendo da comarca: em São Carlos, é de 1,75%, com uma dedução de R$ 61,96. O ITCMD no Estado de São Paulo é de 4%, mas há casos de isenção (consulte o tabelião).